Hva gjør beslutninger vanskelige?

Forskere har lenge vært opptatt av hvordan mennesker tar beslutninger. Vi vet mye om feilvurderinger, kognitive snarveier og faktorer som påvirker beslutningskvalitet (Heukelom, 2014; Klein, 2017). Langt mindre er kjent om hvordan operative ledere selv opplever de forholdene som gjør beslutninger krevende (Shortland et al., 2019). For å undersøke forholdene tok vi utgangspunkt i et rammeverk som beskriver syv ulike kilder til beslutningsutfordringer (Yates et al., 2003): konsekvenser, alternativer, prosess, mulige fremtidige utviklinger, klarhet, verdier og råd fra andre.

Da rammeverket ble utviklet, undersøkte forskerne hvordan studenter opplevde relativt ordinære valg i hverdagen, som valg av utdanning, valg i relasjoner og personlige preferanser. Vi ønsket å finne ut om de syv kildene til beslutningsutfordringer også kjennetegner operativ krisehåndtering, der tidspresset er høyere, informasjonen mer usikker og arbeidsoppgavene langt mer risikofylte enn i dagliglivet.

Det vanskeligste er konsekvensene

På tvers av beredskapsetatene vurderte lederne mulige konsekvenser av en beslutning som den viktigste kilden til beslutningsvanskeligheter.

Man kan lett tenke at beslutninger blir utfordrende fordi man mangler informasjon, ressurser eller klare handlingsalternativer. Våre funn tyder på noe annet. Mens Yates et al. (2003) fant at selve prosessen med å komme frem til en beslutning er særlig utfordrende, ble dette ikke rangert tilsvarende høyt i vår studie. Det som fremstod som mest krevende, var snarere usikkerheten knyttet til operative konsekvenser.

Storbrannen i Drammen illustrerer godt hvilken betydning konsekvenser har. Innsatsledelsen måtte kontinuerlig prioritere mellom konkurrerende behov. Skulle ressursene brukes på bygninger som allerede var truet av flammene, eller på områder som ennå ikke var rammet? Når skulle nye områder evakueres?

I ettertid vet vi hva som skjedde. Underveis gjorde ingen det. Nettopp her ligger en av de viktigste innsiktene fra vår studie. Ledere kjenner som regel til hva som er hensiktsmessig. Det som gjør beslutningene krevende, er at hvert valg innebærer ulike uklare risikoer med potensielt uopprettelige følger som må veies opp mot hverandre.

Å forstå hva som kan skje videre

Den nest mest utfordrende siden ved operative beslutninger var å forutse den videre utviklingen i situasjonen. Dette illustrerer en sentral utfordring ved operativt lederskap: Ledere må ikke bare vurdere konsekvensene av egne valg, men også hvordan faremomenter, sivile aktører og andre forhold kan påvirke situasjonen videre. Beslutningene må derfor baseres på tidligere erfaringer, forståelse av situasjonen her og nå samt vurderinger av sannsynlige fremtidige taktiske utviklinger.

Under storbrannen i Drammen visste ingen hvor langt flammene ville spre seg. Vinden skiftet retning, terrengbranner oppsto flere steder, mørket begrenset bruken av helikoptre, og værforholdene endret seg fortløpende. Samtidig måtte beslutninger tas uten at hele situasjonsbildet var tilgjengelig.

Når lederne i vår studie rangerte usikkerhet knyttet til utviklinger i oppdraget som en av de største beslutningsutfordringene, handlet det nettopp om slike forhold. Kriseledelse innebærer ikke bare å reagere på hendelser som allerede har inntruffet. Det innebærer også å forestille seg hvilke hendelser som kan komme, og å forberede organisasjonen på flere mulige handlingsforløp samtidig.

Flere likheter enn forskjeller

Vi forventet å finne forskjeller mellom ledere i politi, forsvar og brannvesen. Organisasjonene har ulike oppdrag, ulike tradisjoner og ulike profesjonskulturer. Studien viste riktignok enkelte forskjeller. Politiledere la for eksempel større vekt på verdirelaterte utfordringer enn sine militære kollegaer. Likevel var det mest slående hvor like lederne var.

På tvers av sektorene rangerte de konsekvenser, situasjonsklarhet og mulige fremtidige utviklinger som de viktigste utfordringene. Lederne delte i stor grad samme forståelse av hva som gjør beslutninger vanskelige.

En felles forståelse kan bidra til effektivt samvirke mellom norske beredskapsetater, selv om de har ulike ansvarsområder og organisatoriske forankringer. Auglend (2015) argumenterer for at avklarte ansvars- og myndighetsforhold er avgjørende for effektiv krisehåndtering. Våre funn antyder at en annen mulig forklaring kan være at aktørene deler en felles forståelse av de kognitive utfordringene som oppstår under alvorlige hendelser, herunder usikkerhet, tidspress og behovet for raske beslutninger.

Erfaring gjør beslutningsprosessen lettere

De mest erfarne lederne opplevde beslutningsprosessen som mindre krevende. Resultatet samsvarer med forskning som viser at ekspertise utvikles gjennom langvarig erfaring og sosialisering i praksisfellesskap, som bidrar til utvikling av mentale modeller og taus kunnskap som støtter raskere og mer presise vurderinger (Collins & Evans, 2018).

Samtidig avdekket studien et mer uventet funn. Det var ikke de minst erfarne lederne som opplevde beslutningsprosessene som mest krevende. De største utfordringene ble rapportert av lederne midt i karrieren. En mulig forklaring er at karrieren utvikler seg fra mer avgrensede operative roller til stillinger med større ansvar, hvor kravene øker raskere enn erfaringen.

Beslutninger er ofte krevende uansett

Vår studie peker mot en innsikt som er relevant langt utover beredskapsetatene. Når vi snakker om kriseledelse, handler diskusjonen ofte om prosedyrer, teknologi, organisering og ressurser. Alt dette er viktig. Våre funn tyder imidlertid på at mange av de mest krevende beslutningsutfordringene oppstår selv når lederne kjenner ressursene sine og har flere alternativer tilgjengelig.

Studiens resultater tyder på at det som ofte gjør beslutninger vanskelige i situasjoner som storbrannen i Drammen, ikke primært er mangel på ressurser, men usikkerhet knyttet til konsekvensene av beslutningene og vanskeligheten med å forutse hvordan situasjonen vil utvikle seg.